02/10/2014, Quinta-Feira
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Sua Nota Vale Dinheiro

Instruções da Digitação Online de Documentos Fiscais

O fluxo de digitação online de documentos fiscais do programa Sua Nota Vale Dinheiro é composto de três etapas: abertura de lote, inclusão de documentos e fechamento de lote. Esses três eventos devem ser executados exatamente nessa ordem para que o fluxo seja completado e para que, daí então, o participante possa enviar à Sefaz os documentos fiscais, para que os mesmos possam ser conferidos e, consequentemente, gerem crédito.

As etapas do processo de digitação online serão detalhadas a seguir:

1 - Abertura de Lote:

Antes de iniciar a digitação dos documentos o participante deve abrir um lote, para organizar e agrupar os documentos.

Existem algumas regras relacionadas a abertura de lotes que diferenciam essa etapa do processo para participantes Pessoa Física e para participantes Pessoa Jurídica:

- Participantes do tipo Pessoa Física só podem ter um lote de documentos aberto por vez. Dessa forma, quando a abertura do lote é realizada, o sistema apenas informa ao participante que o lote foi aberto com sucesso e que ele já pode iniciar a digitação dos documentos fiscais;

- Participantes do tipo Pessoa Jurídica podem ter mais de um lote de documentos aberto por vez. Assim, quando o lote é aberto, o sistema informa ao participante o número do lote que acabou de ser aberto, pois o mesmo será pedido antes da digitação dos documentos fiscais;

Essa etapa pode ser acessada através do menu localizado no seguinte caminho:
"Programas e Campanhas -> Sua Nota Vale Dinheiro -> Digitação Online -> Abrir Lote" do Site da Sefaz.

2 - Inclusão de Documentos:

Essa é a etapa de digitação dos documentos fiscais propriamente dita. Existem dois tipos de documentos que podem ser digitados: Cupons Fiscais e Notas Fiscais. Cada um desses tipos de documento possui campos específicos ao tipo e campos comuns a ambos. Por exemplo: Cupons Fiscais possuem os campos Número do Cupom Fiscal, Número do Caixa e Número de Fabricação do ECF, que são específicos a esse tipo de documento, enquanto que Notas Fiscais possuem os campos Número da Nota Fiscal, Modelo, Série e Número da AIDF. Ambos os tipos de documentos possuem os campos CGF, Data de Emissão e Valor.

Assim como a abertura de lote, o processo de inclusão de documentos também possui algumas regras que devem ser observadas:

- O lote terá um limite máximo de 300 (trezentos) documentos fiscais;

- Só será possível incluir documentos fiscais em lotes abertos;

- Participantes Pessoa Jurídica devem informar o número do lote onde o documento fiscal será digitado antes de realizar a digitação. Participantes Pessoa Física não precisam informar o lote pois o sistema identifica automaticamente o lote que o mesmo possui aberto;

Informações adicionais sobre a etapa de digitação de documentos fiscais:

- O CGF da empresa que emitiu o documento fiscal é composto de 9 (nove) dígitos, sempre iniciado por "06". Esses 2 (dois) dígitos iniciais não precisam ser informados (Ex.: para o CGF 06.123.456-0 o participante deve digitar apenas "1234560" no campo de CGF (IE);

- Na digitação de cupons fiscais, o campo "Número de Fabric. do ECF (FAB)" é preenchido automaticamente pelo sistema logo depois que os campos "CGF (IE)" e "Número do Caixa (ECF)" são informados, para facilitar a digitação. De qualquer forma, confira se o valor carregado no campo é o mesmo presente no documento;

- Na digitação de notas fiscais, o campo "Número da AIDF" é composto de 9 (nove) dígitos, sendo que 4 (quatro) desses dígitos referem-se a um ano e os outros 5 (cinco) referem-se a um número que varia entre 00001 e 99999. Esse campo pode ser encontrado nas notas fiscais nos formatos 12345/2010 (NÚMERO / ANO) ou 2010/12345 (ANO / NÚMERO), mas deve ser digitado no sistema no formato "ANO NÚMERO" (AAAANNNNN), sem a barra;

- Ainda na digitação de notas fiscais, o campo "Série" pode ser preenchido de 4 (quatro) formas diferentes: utilizando um número (ex.: 1), uma letra (ex.: A), um número e uma letra (ex.: 1A) e ainda sem que nenhum valor seja informado. Caso o documento não esteja sendo validado utilizando uma dessas formas, sugerimos tentar com as outras;

- A "Data de Emissão" do documento deve ser informada no padrão "DIA (com 2 dígitos) MÊS (com 2 dígitos) ANO (com 4 dígitos)" (DDMMAAAA), não havendo a necessidade de digitar as barras (o sistema as inclui automaticamente, depois que a data é digitada, se o participante não tiver digitado);

- Ainda que o documento seja invalidado pelo sistema após ter sido salvo, este deve ser enviado também, juntamente com os válidos, para que seja feita a averiguação;

Essa etapa pode ser acessada através do menu localizado no seguinte caminho:
"Programas e Campanhas -> Sua Nota Vale Dinheiro -> Digitação Online -> Incluir Documento" do Site da Sefaz.

3 - Fechamento de lote:

O processo de fechamento de lote finaliza o fluxo de digitação online. Depois que os documentos são inseridos no lote, o mesmo deverá ser fechado para que o participante possa enviar os documentos à Sefaz para que sejam conferidos e gerem crédito.

Assim como as duas etapas anteriores, essa etapa também possui regras que têm que ser observadas:

- Para que o lote possa ser fechado, é necessário que exista pelo menos 1 (um) documento fiscal digitado no mesmo;

- Participantes Pessoa Jurídica devem informar o número do lote a ser fechado. Participantes Pessoa Física não precisam informar o lotes pois o sistema vai identificar automaticamente o lote que encontra-se aberto;

- Depois que o lote é fechado, não é mais possível inserir documentos fiscais no mesmo.

Essa etapa pode ser acessada através do menu localizado no seguinte caminho:
"Programas e Campanhas -> Sua Nota Vale Dinheiro -> Digitação Online -> Fechar Lote " do Site da Sefaz.

OBS.:

1 - Os documentos fiscais digitados na internet devem ser colocados em envelopes contendo o número do lote gerado na digitação online e devem ser depositados em urnas específicas localizadas em qualquer órgão da Sefaz;

2 - É importante continuar informando o número do identificador no verso dos documentos fiscais;


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